Všeobecné obchodní podmínky

Tyto Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP”) vydává společnost PPRI s.r.o., IČO: 11877847, se sídlem U Pramenu 2484, 440 01 Louny, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, sp. zn. C 53088 (dále jen „ReturnFlow” nebo „Poskytovatel”).

VOP upravují vzájemná práva a povinnosti mezi ReturnFlow a:

• E-shopem (Klientem) — podnikající fyzickou nebo právnickou osobou, která využívá platformu ReturnFlow ke správě pohledávek za nevyzvednuté zásilky a neuhrazené faktury.
• Zákazníkem (Dlužníkem) — fyzickou nebo právnickou osobou, vůči níž je pohledávka vymáhána prostřednictvím platformy ReturnFlow.

Tyto VOP jsou platné pro oba typy uživatelů. Části označené „ČÁST A" se vztahují výhradně na E-shopy. Části označené „ČÁST B" se vztahují výhradně na Zákazníky. Ostatní části platí pro oba.

ReturnFlow provozuje automatizovanou notifikační a inkasní platformu, která zajišťuje:

• Automatické odesílání upomínek Zákazníkům o nevyzvednutých zásilkách nebo neuhrazených fakturách.
• Vystavování proforma faktur a jejich konverzi na řádné daňové doklady po uhrazení.
• Inkaso plateb od Zákazníků na účet ReturnFlow na základě inkasního mandátu Klienta.
• Měsíční vyúčtování a výplatu Klientovi po odečtení odměny Poskytovatele.
• Volitelný Doplněk Vymáhání prostřednictvím Reclamo s.r.o.
• Volitelný Doplněk Pohledávky pro zpracování pohledávek za zboží a služby.

ReturnFlow přijímá platby od Zákazníků jménem Klienta na základě inkasního mandátu. ReturnFlow není platební institucí ve smyslu zákona č. 370/2017 Sb. — vystupuje jako inkasní agent (zmocněnec věřitele) dle § 441 a násl. občanského zákoníku.

Smluvní vztah mezi ReturnFlow a Klientem vzniká dokončením registrace, která zahrnuje:

1. Vyplnění registračního formuláře (název firmy, IČO ověřené přes ARES, e-mail, heslo).
2. Potvrzení e-mailové adresy (double opt-in).
3. Odsouhlasení těchto VOP a Smlouvy o poskytování SaaS služeb.
4. Odsouhlasení Smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA dle čl. 28 GDPR).
5. Potvrzení úpravy vlastních Obchodních podmínek dle vzoru ReturnFlow.
6. Čestné prohlášení o oprávnění jednat jménem společnosti.

Všechny souhlasy jsou ukládány s časovým razítkem, IP adresou a identifikací uživatele jako audit důkaz. Bez udělení všech souhlasů registraci nelze dokončit.

Povinnosti Klienta

• Uvádět pravdivé a aktuální údaje při registraci i v průběhu využívání Platformy.
• Upravit vlastní Obchodní podmínky dle vzoru ReturnFlow a informovat Zákazníky o možném vymáhání nákladů za nevyzvednuté zásilky.
• Nastavit výši účtované částky (50–150 Kč nebo dle aktuálně povoleného rozsahu) výhradně na základě skutečně vzniklých nákladů a doložit ji čestným prohlášením.
• Nespouštět pipeline pro zásilky, u nichž má důvodné pochybnosti o oprávněnosti pohledávky.
• Neprodleně informovat ReturnFlow o reklamacích, námitkách nebo sporech ze strany Zákazníků.
• Hradit měsíční faktury ReturnFlow ve lhůtě splatnosti.

Inkasní mandát

Klient uděluje ReturnFlow inkasní mandát k: (a) přijímání plateb od Zákazníků na účet ReturnFlow, (b) odesílání notifikací Zákazníkům jménem ReturnFlow, (c) vystavování faktur Zákazníkům, (d) měsíčnímu vyúčtování a výplatě Klientovi po odečtení odměny.

Čestné prohlášení o výši nákladů

Klient čestně prohlašuje, že jím nastavená částka odpovídá skutečně vzniklým nákladům (doprava, balení, balicí materiál, lidská práce). Prohlášení je ukládáno s časovým razítkem jako audit důkaz. Při každé změně výše je prohlášení obnovováno. Klient bere na vědomí, že nepravdivé prohlášení je právně postižitelné.

Důležité: Fee se účtuje za každou zásilku, která vstoupí do pipeline — bez ohledu na to, zda Zákazník zaplatil. Aktuální ceník je dostupný na returnflow.cz a může být individuálně upraven.

Klientovi je vždy vyplacena jistina pohledávky (max. nastavená částka za zásilku). Veškeré náklady vymáhání (administrativní poplatky, SMS, soudní poplatky apod.) jdou k tíži Zákazníka — nikoliv Klienta.

Faktura ReturnFlow je vystavena k poslednímu dni měsíce, splatnost 14 dní. Po uplynutí 28 dní od splatnosti (14 dní splatnost + 14 dní tolerance) je Klientovi zablokováno přidávání nových případů.

Změna plánu je účinná od 1. dne následujícího měsíce. Klient může plán změnit v administraci. Uznané reklamace jsou řešeny zápornou položkou v následujícím výpisu.

ReturnFlow zasílá upomínky jménem e-shopů a firem (Klientů) za pohledávky vzniklé:

• Nevyzvednutou zásilkou — náklady Klienta na dopravu, balení, balicí materiál a práci spojenou se zpracováním vrácené zásilky.
• Neuhrazenou fakturou — dlužná částka za zboží nebo služby dle smluvního vztahu mezi Zákazníkem a Klientem.

Výše pohledávky za nevyzvednutou zásilku odpovídá skutečně vzniklým nákladům Klienta, které Klient doložil čestným prohlášením. ReturnFlow každou výši před odesláním upomínky ověřuje — zákazník nezaplatí více, než je oprávněné.

Právní základ pohledávky: § 1970 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (náhrada nákladů věřitele).

Způsoby platby

• Platební kartou — prostřednictvím certifikované platební brány GoPay (VISA, Mastercard).
• Bankovním převodem — na základě QR kódu nebo platebních údajů uvedených v upomínce.

Proforma faktura a řádný daňový doklad

Po obdržení upomínky je Zákazníkovi zaslána proforma faktura s platebním odkazem. Tato proforma není daňovým dokladem. Po úspěšném uhrazení je automaticky vystavena řádná faktura (daňový doklad) a zaslána e-mailem.

Bezpečnost plateb

ReturnFlow nemá přístup k platebním kartám ani bankovním údajům Zákazníka. Veškeré platby zpracovává výhradně GoPay — licencovaná platební instituce. Komunikace probíhá šifrovaně přes HTTPS.

Zaplacením Zákazník pohledávku plně uhrazuje. Pipeline se automaticky ukončí a Zákazník obdrží potvrzení.

Zákazník má právo vznést námitku proti pohledávce. Po podání námitky se notifikační pipeline okamžitě pozastaví a případ je prověřen.

Jak podat námitku

• Tlačítkem „Vznést námitku" na platební stránce (s uvedením důvodu).
• E-mailem na podpora@returnflow.cz.
• Odpovědí na notifikační e-mail.

Důvody pro námitku

• Zásilka byla odmítnuta z důvodu poškození nebo závady.
• Objednávka byla zrušena před doručením.
• Zásilka nebyla zákazníkovi doručena vůbec.
• Výše pohledávky neodpovídá skutečným nákladům.
• Jiný oprávněný důvod.

ReturnFlow námitku prověří a výsledek oznámí Zákazníkovi e-mailem. Pokud je námitka oprávněná, případ je uzavřen bez nároku na platbu.

Zpracování osobních údajů se řídí Zásadami ochrany soukromí a GDPR zveřejněnými na returnflow.cz.

ReturnFlow vystupuje jako správce osobních údajů Klientů a jako zpracovatel osobních údajů Zákazníků (na pokyn Klienta dle čl. 28 GDPR).

Zákazník má právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz a podání stížnosti u ÚOOÚ. Žádosti zasílejte na gdpr@returnflow.cz.

• HTTPS/TLS šifrování veškeré komunikace.
• Platby zpracovává výhradně GoPay — licencovaná platební instituce, ReturnFlow neuchovává platební údaje.
• Přihlašovací hesla jsou hashována algoritmem Argon2id.
• Povinné vícefaktorové ověření (MFA) pro administrátory.
• Audit trail všech citlivých operací.

Reklamace Klienta (e-shopu)

Klient může reklamovat měsíční výpis nebo konkrétní zpracovaný případ do 30 dnů od vystavení výpisu prostřednictvím formuláře v administraci. O reklamaci rozhoduje ReturnFlow do 14 dnů. Uznané reklamace jsou vypořádány zápornou položkou v následujícím výpisu.

Reklamace / námitka Zákazníka

Zákazník podává námitku dle § 9 těchto VOP. ReturnFlow odpovídá do 14 pracovních dnů. Stížnosti na zpracování osobních údajů lze podat na ÚOOÚ.

Kontakt

• Tyto VOP se řídí právním řádem České republiky.
• Případné spory budou řešeny příslušným soudem v České republice.
• ReturnFlow je oprávněno VOP jednostranně změnit s předstihem 30 dní — Klienti budou informováni e-mailem, Zákazníci oznámením na webu.
• Pokračování v užívání Platformy po uplynutí 30 dnů znamená souhlas s novými VOP.
• Neplatnost jednotlivého ustanovení nemá vliv na platnost ostatních.
• Tyto VOP nabývají účinnosti dnem 1.6.2026.